Gestión de invitaciones

Acceso Al Módulo

1

Ingrese al módulo Invitaciones

En el menú principal, seleccione Invitaciones para consultar el listado de invitaciones y acceder a las opciones de gestión.

Creación Individual

2

Inicie una nueva invitación

Seleccione la opción Agregar para abrir el formulario de creación de una nueva invitación.

Creación Individual

3

Seleccione el tipo de invitación

En el campo Tipo de invitación, seleccione la opción correspondiente. Para una invitación estándar de visitante, utilice Invitado.

Creación Individual

4

Complete los datos del visitante

Ingrese la información solicitada del visitante, como nombres, identificación y correo electrónico. Complete únicamente los campos requeridos por la plataforma.

Creación Individual

5

Defina la fecha, hora y duración

Seleccione la fecha de la invitación, establezca la hora de inicio y defina la duración del acceso de acuerdo con la visita programada.

Creación Individual

6

Agregue la invitación

Una vez completada la información, seleccione Agregar para registrar la invitación en la plataforma.

Invitaciones Masivas

7

Abra la carga de invitaciones masivas

Desde la barra de acciones del módulo Invitaciones, seleccione la opción de invitaciones masivas para registrar varios invitados en un mismo proceso.

Invitaciones Masivas

8

Descargue el formato y cargue el archivo

Utilice Descargar formato para obtener la plantilla de carga. Complete el archivo y luego cárguelo en el área indicada, ya sea seleccionándolo o arrastrándolo al recuadro. El formato descargado se muestra en el Anexo A de este manual.

Invitaciones Masivas

9

Revise la información antes de crear

Después de cargar el archivo, verifique la lista de invitados y complete la programación de la invitación, incluyendo fecha, hora y duración. Luego seleccione Crear para finalizar el registro masivo.

Consulta De Invitaciones

10

Filtre el listado de invitaciones

Utilice el filtro Tipo de invitación para mostrar únicamente los registros que desea consultar. Puede seleccionar Todos o un tipo específico disponible en la lista.

Consulta De Invitaciones

11

Consulte el detalle y los eventos relacionados

Seleccione un registro del listado para abrir su detalle. La ventana muestra información de la invitación, datos principales y, cuando existan, los eventos de acceso relacionados.

Reportes

12

Genere un reporte de invitaciones

Seleccione la opción de reporte, defina la fecha de inicio y la fecha de fin del período que desea consultar y, finalmente, seleccione Descargar Excel. La estructura del archivo exportado se detalla en el Anexo B.

Anexo A | Invitaciones Masivas

Formato Excel para carga de invitaciones

La plantilla suministrada por GHOU para la carga masiva contiene dos columnas. Cada fila corresponde a una persona que se incluirá en la invitación masiva.

Columnas del formato

Columna	Contenido
Nombres y Apellidos	Nombre completo de la persona invitada.
Email	Correo electrónico asociado al invitado.
Nota: Recomendación operativa: utilice siempre la plantilla descargada desde GHOU y conserve los encabezados del archivo al completar la información.

Anexo B | Reportes

Estructura del reporte Excel de invitaciones

Al descargar el reporte desde GHOU, el archivo Excel contiene las siguientes columnas, en el mismo orden en que aparecen en el archivo proporcionado.

N.	Campo en Excel	Descripción
1	Fecha Inicio	Fecha y hora de inicio registradas en la invitación.
2	Fecha Fin	Fecha y hora de finalización registradas en la invitación.
3	Usuario	Usuario asociado con la generación de la invitación.
4	Nombres	Nombres de la persona invitada.
5	Identificación	Identificación registrada para el invitado.
6	Email	Correo electrónico registrado.
7	Dirección	Dirección registrada en el registro.
8	Teléfono	Número de teléfono registrado.
9	Familia	Familia o referencia asociada al registro.
10	Entradas	Cantidad de entradas registradas.
11	Salidas	Cantidad de salidas registradas.
12	Status	Estado almacenado en el reporte.
13	Referencia	Código de referencia del registro.
Nota: Las descripciones de los campos se presentan como referencia operativa a partir de los encabezados observados en el archivo de reporte proporcionado.